働き方改革、生産性の向上などが言われており、多くのエンジニアも業務効率化を要求されています。
とはいえ、何をどうすれば業務効率化になるのか、わからない人も多いのでは。
さらに、エンジニアにとっては、時短ても良い技術や商品を生み出すことができなければ意味がありません。
そんな人におすすめなのが、業務時間内容の見える化です。
業務内容の時間を明らかにすることによって、実際どんな業務をどれくらい費やしているかをはっきりとさせ、必要な業務に時間を増やし、削れる業務を減らす具体的な目標設定ができます。
実際にどのような内容の業務をどれくらいの時間しているのか把握してる人は少ないのでは。
エンジニアとしては、より具体的な数値管理をして業務効率化したいもの。
ここでは、業務時間割りの見える化をする方法とそれによる業務効率化の方法をまとめてみました。
具体的に業務効率化をどうしようか悩んでいるエンジニアのみなさん、参考にして下さい。
時間管理は一般的！？
エンジニアにとっては時間管理タイムマネジメントはあまりピンとこないかもしれませんが、多くの業種では時間管理は当たり前のものになっています。
工場などの生産現場では、1つの作業時間が決まっていますし、それから1日の生産数も決まっていますので、時間管理は当然のものですよね。
営業の人は携帯などで今どこにいるのかがタイムリーにわかるシステムになっていることが多いです。
このように業種によっては時間管理は当たり前のものなのです。
一方、エンジニアは時間の効率化も大事ですが、アウトプットをより重視されるために、それほど時間管理を重視していないのではないでしょうか。
しかし、エンジニアにとっても実際の仕事の時間が何にどれぐらい使われているのかを明らかにするのは有効です。
なぜなら、時短だけではなく、重要な業務により多くの時間を費やす具体的な指標ができるのです。
業務の時間割り合いの見える化で、業務の効率化をすることができるのです 。
業務時間割りの見える化をしてみましょう。
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自分の理想的な業務時間割合いを考えてみる
実際の業務時間割合いを調査する前に、自分の理想または目標とする業務時間割合、配分を考えてみましょう。
まず最初に業務内容を分類分けします。
会議や打ち合わせ、資料作成、メール対応、実験、設計、プログラミング、情報収集などに分けます。
自分が明らかにしたいことは細かく分類したら良いでしょう。
同じ設計の時間でも、プロジェクトごとに分けてみるのも良いでしょう。
次に、それらを自分の目標設定に対して、それぞれの業務内容をどのくらいの割合にすべきか考えます。
これは、置かれている立場や時期によって変わるでしょう。管理職なら会議時間が多くなりますし、新しいことを開始する前には情報収集の時間が多いでしょう。
少し漠然とするかもしれませんが、やはり目標を持つことが必要です。キャリアアップのための時間も含め、自分の理想とする時間配分を考えてみましょう。
実際の業務時間割合いを測る
それでは、実際の業務時間割合を測定してみましょう。
まずは、測定する方法を決めます。
測定にはソフトやアプリなどを使えば、簡単かつ便利にできます。
それが無ければ、スケジュール帳に書いたり、スケジュール帳を印刷したものに書いたりします。
後でメモをとることがあるかもしれないので、スケジュールは大きめにプリントしてしておきましょう。
パソコンに記入でも良いのですが、多くの人は常にパソコンを使っているわけではないので、紙に書く方がよいかと思います。
ここでは実際に紙に記入する方法を書きます。
測定間隔は15分で良いでしょう。15分ごとにその時何をしているかを記録します。あらかじめ決めておいた業務内容(分類)に番号をつけておきます。そうすれば、その番号を15分ごとに記入すれば良いだけです。
後はそれを集計して分析(時間割合の見える化)をします。
実施する期間は長い方がいいですが、実際紙に書くとなるとその手間がかかるので1週間程度がお勧めです。
実施はいつも通りの仕事をしている時にしましょう。長期出張の時に実施しても意味がありませんもんね。
ソフトやアプリを使えばもっと長期間測定することができますね。
分析してみる
測定が終わったら分析をします。業務分類ごとの割合をまめます。
ソフトやアプリを使えば簡単にできますが、エクセルでもそれほど難しくないです。
割合を見るといろいろわかることが出てくると思います。
会議が多い人、移動時間が多い人もいるでしょう。ちなみに、私はメール対応時間が25%もあり、驚いてしまいました。
そして、あらかじめ考えていた目標と比べてください。
大きなギャップがあるのは何でしょうか。重視すべき業務にきちんと時間が取れていますか。
私は複数のプロジェクトをしていたのですが、プロジェクトの重要度と実際に使っている時間が逆転しているかことがありました。
対策実施
分析ができれば、実際に対策を考えてみます。
対策方法は大きく分けて次の2つです。
効率的に時間を削減する
まずは時間削減を考えてみましょう。実際に使っている時間がわかるようになったので、何をどのくらい削減できるかがイメージできるようになりましたね。目標に比べて多くの時間を費やしている業務の削減を進めます。また、実際に使っている時間が多い業務の内容の削減方法を考えてみます。
実際使っている時間が少ない業務を減らそうとしても、時短には効果が低いですので。
「会議を20%削減」のようなことを上から言われることがあると思います。でも、実際は月に5時間しか使ってなかったら、削減しても1時間しかなりませんよね。それより、多く使っている業務を減らすことを重視しましょう。
筆者の場合は、メール対応の時間が多かったです。そこで、一日のうちメールをする時間を決めました。それにより、本来しないといけない業務の時間が確保できました。メール対応が遅れ業務に支障が出ると思うかもしれませんが、問題はありませんでした。それほどタイムリーな返答は必要なかったためでしょう。
会議が多い人は、自分1人で会議時間を減らす事は難しいと思うので実際の会議時間を上司などに伝え、削減できる方法を一緒に考えてみてはいかがでしょうか。
移動時間が多い人は、テレビ会議など積極的に使う方法を考えてみましょう。
長時間費やしている業務はその分だけ削減がしやすいのです。
増やすべき業務を増やす
一方で、さらなるアウトプットを求め必要な業務をさらに力を入れる必要があります。
重要な業務に時間が取れていたか、キャリアアップのためになるような業務に時間が取れていたのか見直しましょう。
そして、取れていなかったり、もっと時間を費やしたい内容があれば、どのくらいの時間が欲しいかを先に決めます。次にその時間を確保するために、どの業務を減らすかを決めます。
先に減らした時間を使うことで充分であれば良いのですが、足りないこともあるでしょう。
そんな場合は、業務の優先度を見直します。
優先度は、急ぎかつ重要な業務、次は急ぎではないけど重要な業務、その次に急ぎで重要ではない業務、最後が急ぎでも重要でもない業務です。
この順番を間違えず、業務時間を使うようにする必要があります。
こうして時間配分を見直した後、実際に業務をやっていきましょう。実際進めていくといろいろな問題が出てくるので調整が必要かもしれません。
それでも、多くが変わったことでしょう。そしてしばらくして、また時間配分を測定しても良いでしょう。
計画を立て、実施し、チェックし改善行動していく、PDCAが重要です。
ポイントは、分析結果から、具体的に何をどれくらい削減すべきか、もっと時間をかけるものは何かを決めてから実施することです。
なんとなく目標を決め実施するより、はるかに効率的です。
まとめ
実際の業務時間をどんな業務にどのくらいに使っているか確認する方法を書きました。
アプリやソフトを使えばより簡単にできますが、スケジュール帳に記入してExcelで分析するだけでも簡単かつ充分ですよ。
自分の業務が時間配分が見えることにより、何をどうすれば生産性がアップするか具体的な目標を持つことができます。
あらかじめ理想的な時間割合を決めておくことによって、実際の業務との差異が分かり、より効果的です。
思っているより簡単です、実際に実施してください。
時短だけでなく効率的な業務配分もより具体的にできます。効果は非常に高いですよ。
